Wir gehören zu jenen Unternehmen, die den persönlichen Kontakt mit unseren Kunden sehr schätzen. Bewusst setzen wir daher viel auf direkte face-to-face Kommunikation, da so ein Anpassen an die jeweilige Arbeitssituation spontan möglich ist. Doch plötzlich ist alles anders. Der direkte Kontakt soll vermieden werden. Social Distancing ist das neue Credo. Was nun?

Gut, dass wir bereits begonnen hatten uns mit neuen Kommunikationsformen auseinander zu setzen. Das ist nun sehr hilfreich. Wie ich in meinem letzten Blogartikel berichte, haben wir unsere Analysen bereits digitalisiert und als Onlinebefragung gestaltet. Auch einen GoToMeeting Zugang hatten wir bereits, den wir allerdings nur sehr sparsam einsetzten. Doch nun waren wir gezwungen, uns noch mehr den neuen Kanälen zu öffnen – auch innerlich und am besten von zu Hause aus. Wie uns das gelungen ist möchte ich hier teilen.

Auf geht’s in eine digitale Welt!
Die ersten Hürden waren schnell genommen, das technische Equipment nach Hause geschafft, VPN Zugänge gelegt, der Arbeitsplatz gestaltet. Doch dann kamen gleich die nächsten Herausforderungen. Alleine zu Hause fühlt man sich isoliert und das in Zeiten der grenzenlosen Vernetzung – wie das?

Wir haben schnell festgestellt, dass unter anderem die Bürokommunikation fehlt, also all das, was man gewöhnlich zwischen Tür und Angel bespricht. Um dem ein wenig entgegen zu wirken, haben wir wöchentliche Meetings eingeführt, ohne einem vorab genau definierten Inhalt. Alle Mitarbeiter*innen kommen zusammen um sich über aktuelle Projekte, die aktuelle Situation oder was immer ihnen am Herzen liegt, auszutauschen. Das kann zwar den informellen Wissensaustausch nicht ganz ersetzen, hilft aber um in Kontakt zu bleiben.

Die virtuelle Teamarbeit in der FACT
Für uns war es wichtig, eine neue unkomplizierte Form der Zusammenarbeit zu schaffen. Diese haben wir mit Microsoft Teams gefunden. Wir können dort in Kleingruppen arbeiten, uns austauschen, Dokumente erstellen und gemeinsam bearbeiten. Gruppengespräche sind ebenfalls direkt über das Tool möglich und auch die Zusammenarbeit mit Kunden funktioniert einwandfrei.

Auch TeamViewer leistet uns gute Dienste – vor allem wenn es um technische Hilfeleistungen geht, kann so der Systemadministrator kurzfristig und unkompliziert helfen.

Meetings halten wir über GoToMeeting ab. Das bringt einige Vorteile gegenüber „analogen“ Meetings mit sich. Beispielsweise brauchen virtuelle Meetings weniger Vorlaufzeit, denn man muss keinen Ortswechsel vornehmen. Dabei kann es sich intern um ein paar Minuten handeln, bei externen Meetings kann das mehrere Stunden einsparen. Weiters ist ein hohes Maß an Gesprächskultur erforderlich. Das Tool reagiert so, dass immer nur eine Person am Wort ist und gehört werden kann. Bei Diskussionen muss bewusst darauf geachtet werden, den anderen ausreden zu lassen. Dieser Vorteil ist auch gleichzeitig ein Nachteil, denn durch diese notwendige Selbstregulation können auch viele spontane Inputs verloren gehen. Generell ist eine systematische Kommunikation in diesen Zeiten wichtiger geworden, denn durch den Wegfall von spontanem Informationsaustausch bei zufälligen Treffen, ist sie die einzige Kommunikation die wir haben.

So gelingt es!
Haben Sie ein geeignetes Tool gefunden, gibt es ein paar Tipps für das Gelingen eines professionellen Online-Meetings:

  • Es sollte auf entsprechend gutes Equipment (Ton- und Bildqualität) geachtet werden
  • Auch ein schnelles Internet – nichts ist mühsamer und unproduktiver als eine schlechte Verbindung – sollte vorhanden sein
  • Ernennen Sie jedenfalls eine/n Moderator/in für Ihr Online-Meeting. Gerade ohne Bild, also ohne dem wichtigen Kommunikationsmittel Mimik und Gestik, kann es ohne „Fahrplan“ schnell chaotisch werden

Für die Zukunft (Post-Corona) werden wir von unseren neuen Erkenntnissen und Erfahrungen jedenfalls profitieren und vieles mitnehmen. Eine gesunde Mischung aus virtueller und analoger Kommunikation ist aber wohl weiterhin die angenehmste Art zu Arbeiten.

Wir sind jedenfalls fit für die digitale Beratung und freuen uns auf neue Projekte mit Ihnen. Schreiben Sie uns – gemeinsam gestalten wir Ihre Zukunft!