Wenn die Musik führt – am Weg zur exzellenten Organisation

In der Rolle als Berater erlebt man so einiges und bekommt Einblick in viele Bereiche: Da gibt es das klassische produzierende Unternehmen, häufig geprägt durch Technik und mit klarem Anspruch: „…jetzt sollten wir hier rasch – und bitte ohne viel Umwege auf den Punkt kommen!…“

Und dann gibt es völlig andere Situationen wie beispielsweise das Projekt mit dem Wiener Konzerthaus: Schon von außen umgibt das Gebäude im Herzen von Wien eine Aura von Tradition, Kunst und Kultur. Umso mehr wirkt diese Strahlkraft dann im Inneren weiter, wo man sich nach der Anmeldung beim immer freundlichen Portier unauffällig unter das Volk der Musikprofis mischt. So wie die Musiker mit ihren Instrumente zu den Probenterminen mit den Dirigenten kommen, bringen wir als Berater moderne Ansätze aus den Bereichen Prozessmanagement und Excellence für die Workshops im Führungskreis mit. Der Neid des Hobbymusikers  weiterlesen soll hier nicht weiter erwähnt werden.

In dieser Berührung unterschiedlicher Welten liegt der besondere Reiz in der Begleitung des Wiener Konzerthauses zur Weiterentwicklung der Prozesse und Abläufe – musikalische Exzellenz trifft auf organisatorische Führungs- und Abwicklungsqualität.

Kunst und Menschen im Zentrum der Aktivitäten

Denn schon die Größenordnung der 861 Veranstaltungen mit mehr als 542.200 Konzertbesuchern in der vergangenen Saison zeigt, wie wichtig perfekte Planung und Umsetzung für den Erfolg sind. Es geht um optimale organisatorische Einbettung der einzelnen Veranstaltungen – von der Programmplanung mit den vielfältigen Zyklen, über die Abstimmung mit der Technik bis zur Sicherstellung des Kartenverkaufs über Ticket- und Service-Center – inklusive freundlicher und informierter Ansprechpersonen. Erst dann wird der Kunstgenuss für den Besucher mit allen Sinnen erlebbar.

Das auf den ersten Blick Paradoxe – dass klare Abläufe mit abgestimmten Schnittstellen und Verantwortungen nicht einengen, sondern weiteren Freiraum für nicht-standardisierbare Individuallösungen schaffen – muss man sich gemeinsam erarbeiten. Das Verständnis dafür wird vom Führungskreis unter der Leitung des Intendanten Matthias Naske vorgelebt und im internen Projekt „Management Exzellenz – künstlerisch Führen“ in allen Bereichen weiter geschärft.

Die kulturpolitische Positionierung als sozial und kulturell offener Ort umfasst demgemäß auch die Beschäftigung mit modernen Zugängen zu Management und Führung. So erwarten Geldgeber einen sorgsamen und effektiven Umgang mit den Ressourcen und wollen klare Nachweise für den Mitteleinsatz. Aber auch die Kommunikation nach Innen und der Dialog zwischen den Mitarbeitern müssen transparent und strukturiert sein, um die Zukunftsfähigkeit der Organisation zu sichern.  Die Auseinandersetzung mit „Management Exzellenz“ unterstützt das Wiener Konzerthaus im Umgang mit den steigenden Anforderungen interessierter Kreise und seiner Stakeholder.

Erreichte Ergebnisse am Weg zur Excellence

In der Entwicklung des Projekts wurde beratungsseitig auf die spezifischen Eigenheiten des Wiener Konzerthauses mit der gewachsenen Organisationsstruktur eingegangen. Matthias Naske sieht den hierfür getätigten Aufwand als lohnende Investition mit Blick in die Zukunft.

Organisatorisch wurde ein solides Fundament für die nächsten Entwicklungsschritte geschaffen. Bereits das in den vergangenen zwei Jahren erreichte Wachstum zeigt auf der Ergebnisseite den Projekterfolg. So nahm beispielsweise bei vergleichbarer Organisationsgröße die Anzahl der Eigenveranstaltungen um 20 Prozent zu.

Das interne Projektteam wird neben dem großen Einsatz durch eine sehr hohe Reflexions- und Lernbereitschaft geprägt. Ein Beispiel dazu: durch die Vorverlegung des Planungszyklus der Eigenveranstaltungen wurde ein wichtiger Gestaltungsspielraum für Marketing und Verkaufsvorbereitung geschaffen.

Durch eine systematische Risiko- und Chancenbetrachtung konnte die Compliance gesichert bzw. weiter verbessert werden. Abläufe sind transparent nachvollziehbar und entsprechen modernen Kriterien. Zudem wird die strategische Ausrichtung des Wiener Konzerthauses durch die durchgängige Umsetzung definierter Ziele und Maßnahmen in den erarbeiteten Prozessen unterstützt.

Das Gesamt-Bild aus Strategiearbeit, Prozessgestaltung sowie Organisationsentwicklung wurde in einem Managementsystem zusammengefasst, intern lebendig in Umsetzung gebracht und auditiert. Im Dezember 2016 wurde das Wiener Konzerthaus durch die Quality Austria nach ISO 9001:2015 erfolgreich zertifiziert!

Wir gratulieren herzlich und  wünschen viel Erfolg bei den nächsten Schritten in der Präsentation musikalischer Höchstleistung auf Basis organisatorischer Excellence. Zum Abschluss darf ich sagen: die Musik ist ein hervorragender Begleiter, öffnet den Kopf und verbindet über alle Grenzen – einfach wunderbar!